Tecnologia: Empresas têm até dia 30 para enviar Sped Contábil

Luciane Medeiros

O Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) tem até o final deste mês mais uma etapa da sua implantação. O sistema abrange três pilares principais: Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), Escrituração Contábil Digital (ECD) e Escrituração Fiscal Digital (EFD). A primeira fase de obrigatoriedade para as empresas envolveu a emissão da NF-e, realizada desde o ano passado por determinados setores econômicos. Agora, as companhias que em 2008 estavam no regime de tributação pelo lucro real e sujeitas ao acompanhamento econômico diferenciado têm até o dia 30 para entregar os primeiros dados da ECD.
Faltando apenas duas semanas para essa data, é pequeno ainda o número de empresas preparadas para apresentar as informações no novo formato. Segundo levantamento realizado pela consultoria de Negócios e Tecnologia da Informação Everis com 88 das 500 maiores companhias do Brasil, somente metade das organizações entrevistadas finalizou a implantação da NF-e; 11% inseriu o Sped Fiscal (EFD) e apenas 10% introduziu o Sped Contábil (ECD).
O não envio das informações no prazo estipulado acarreta penalidade fiscal e consequente descumprimento de uma obrigação acessória, que vão desde multas pela não apresentação de arquivos até a impossibilidade de emitir notas fiscais de vendas. Além disso, quem não se adaptar estará incorrendo na violação da Lei 8.137/90, que disciplina os crimes contra a ordem tributária. A não utilização das normas definidas pelo Sped está relacionada ao Art. 1 desta Lei, que considera crime elaborar, distribuir, fornecer, emitir ou utilizar documento que saiba ou devia saber falso ou inexato.
De acordo com o contador e sócio da Rokembach Auditores Luís Antônio Villanova, existe uma certa dificuldade por parte dos profissionais contábeis por ser esse o primeiro envio de arquivo. Além disso, alguns contadores não sabem qual enquadramento tributário dar a seus clientes, fator determinante para a obrigatoriedade ou não.
Jorge Campos, consultor e especialista da Aliz Inteligência Sustentável, lembra que esse não é somente um arquivo a mais dentre as obrigatoriedades exigidas pela Receita Federal do Brasil e outros órgãos.
O Sped consiste na modernização da sistemática atual do cumprimento das obrigações acessórias, transmitidas pelos contribuintes às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores, utilizando-se da certificação digital para fins de assinatura dos documentos eletrônicos, garantindo assim a validade jurídica dos mesmos apenas na sua forma digital. "Ele muda a rotina das empresas e envolve diversos departamentos: contábil, financeiro e equipe de tecnologia, por exemplo", explica Campos.


Profissional deve acompanhar legislação

A atualização constante possibilitará aos contadores melhores condições de implantar todas as etapas do Sped junto a seus clientes, sem o risco de cometer erros. O conselho é de Luís Antônio Villanova, contador e sócio da Rokembach Auditores. Segundo ele, a Receita Federal vem atualizando a legislação com grande frequência, praticamente mês a mês. Algumas diretrizes publicadas são de suma importância para o desenvolvimento do trabalho nesta área. "Essa dinâmica ágil requer acompanhamento, caso contrário há o risco de perder alguma orientação importante", diz. Pelo site da Receita (www.receita.fazenda.gov.br/sped) é possível seguir as orientações publicadas.
Junto com os benefícios, o Sped exigirá atualização profissional por parte do contabilista e uma habilidade cada vez maior ao lidar com o meio eletrônico. Além do Sped, inovações como as certidões digitais das empresas e a nota fiscal eletrônica já são realidade para muitos empresários brasileiros.
Dora Ramos, contadora da Fharos Assessoria Empresarial, lembra que cada vez mais as novas tecnologias influenciam a rotina profissional. "Aquele antigo contador, fechado em seu próprio nicho de atuação, morreu com a chegada do meio eletrônico no mundo dos números. Em seu lugar, entraram em cena os contadores modernos, com um laptop embaixo do braço e a vontade de aprender novas técnicas, fugindo dos números escritos a lápis sobre aquele ultrapassado pedaço de papel", destaca.
Em um mundo pós-Sped, não há como as empresas sobreviverem sem planejamento tributário, sem auditoria ou contabilidade gerencial, diz o administrador de empresas Roberto Dias Duarte. "A sorte dos contadores é que nem todas empresas perceberam isso imediamente, o que tornaria impossível atendê-las". Esse atraso permitiu aos profissionais fôlego e tempo para se prepararem.


Novo sistema permite fiscalização em tempo real

O Sped permite que as informações de lançamentos contábeis, balancetes, cadastro de participantes, plano de contas do governo e balanço sejam declaradas via internet e cruzadas quase que em tempo real entre os fiscos municipais, estaduais e federal. Na opinião do contador e diretor da Gerencial Auditoria e Consultoria, Ângelo Mori Machado, a mudança proporciona grandes benefícios aos procedimentos de administração tributária. "A modernização traz uma redução no tempo despendido à prestação de contas, rapidez de acesso aos documentos e melhoria de qualidade das informações", destaca.
Para o uso do Sped é exigido apenas o download dos programas Validador e Assinador (PVA), que possibilitam a assinatura digital e a transmissão via internet dos documentos, ambos disponibilizados pelo governo federal, na página do Ministério da Fazenda. Outro avanço é o estímulo ao comércio B2B (Business to Business), envolvendo a troca eletrônica de arquivos entre empresas. Além disso, especialistas citam a economia gerada em termos de espaço físico e gastos em papel com o fim do armazenamento das notas e livros contábeis no antigo formato, simplificando e desburocratizando as obrigações acessórias.
O administrador de empresas e autor do livro Big Brother Fiscal, Roberto Dias Duarte, destaca que o novo sistema não traz mudanças em relação ao sistema tributário nacional, mas sim à forma de executar as obrigações. O Sped obriga as empresas a apresentarem seus dados de forma correta, sem erros. "Ele permite uma auditoria em tempo real do Estado, observando todas as ações dos contribuintes", diz.
Com o Sped é possível monitorar as operações do fornecedor até o consumidor, reduzindo a sonegação. Segundo o Instituto Brasileiro de Planejamento Tributário (IBPT), em cinco anos, o Brasil será o País com o menor índice de sonegação fiscal da América Latina. "Em dez anos, esse índice será comparável aos países de primeiro mundo", projeta Duarte. Ele considera o Sped uma ferramenta de gestão a ser usada no planejamento das empresas.


Escrituração Fiscal vigora a partir de setembro

Além da obrigatoriedade de entrega dos dados da ECD em 30 de junho, as empresas deverão enviar até setembro deste ano os dados do Sped Fiscal. Nesta data, todos os arquivos das operações fiscais referentes ao ano de 2009 terão que estar devidamente cadastrados e registrados na base de dados da Receita, explica Estanislau Mário Balzan, diretor comercial e de Marketing da WK Sistemas, desenvolvedora de softwares contábeis e fiscais.
Balzan desenvolveu um guia de orientação para as empresas adotarem diante do Sped. Ele aconselha os empresários e contadores a tomarem conhecimento do projeto e seus objetivos. O Sped traz a racionalização e simplificação das obrigações acessórias, uma vez que atualmente cada um dos entes federativos acaba por criar suas próprias formas de fiscalizar as atividades dos contribuintes, ocasionando multiplicidades de rotinas de trabalhos e burocracia. Isso tudo torna o custo para o cumprimento de obrigações tributárias muito alto.
Além disso, é importante estar atento aos prazos. Além dos já citados para a ECD e EFD, a NF-e tem sua obrigatoriedade estipulada por ramos de atividades econômicas. Em setembro, outros 53 segmentos adotarão a nota fiscal eletrônica, com quantidade estimada para mais de 40 mil contribuintes.
"Para não tomar sustos ou ser pego de surpresa, é de suma importância saber se sua empresa está obrigada à geração dos arquivos digitais em uma ou mais esferas do projeto Sped", explica Balzan. Como o sistema solicita uma gama imensa e detalhada de informações digitais, todos os cadastros do sistema do contribuinte como o de clientes, por exemplo, deve estar com todas as informações (CNPJ e Inscrição Estadual) corretas e válidas, pois estas serão alvo de análise por parte da Receita Federal.
O diretor comercial da WK Sistemas orienta os empresários a investirem em um ERP (Enterprise Resource Planning), traduzido no Brasil para Sistemas Integrados de Gestão Empresarial (Sige) estruturado e integrado, que tenha todas as informações contábeis e fiscais muito bem planejadas, certificação digital adequada, excelente conexão com a internet e boa estrutura de informática. "Esses são requisitos fundamentais para se adaptar à nova realidade eletrônica tributária", garante.


Integração com equipe de TI é essencial

Os escritórios contábeis que desejam implantar o Sped sem cometer erros devem atuar integrados aos departamentos de Tecnologia da Informação (TI) das empresas. Como o contador tem papel de responsável pela informação repassada ao Fisco, o envio dos dados requer atenção total. Cabe às equipes de TI preparar o sistema de forma que as movimentações realizadas e demais rotinas sejam armazenadas nos arquivos do Sped. A partir daí, o profissional contábel validará os registros, enviando-os ao Fisco.
Conforme Luís Antônio Villanova, contador e sócio da Rokembach Auditores, em muitos casos falta ainda integração entre a contabilidade e o setor de TI. "Vejo que é necessário mais diálogo entre as partes, pois só em conjunto conseguirão validar os dados." Segundo ele, o layout do arquivo eletrônico do Sped não é muito costumeiro, até por ser novo para o contador. "Com auxílio do pessoal da TI fica mais fácil trabalhar", diz.
Antes de validar os arquivos, o contador deve participar do preenchimento das informações. A norma é clara: algumas informações são obrigatórias, outros campos têm preenchimento facultativo. Nesses casos, cabe ao contador definir o que deve ser preenchido quando há a opção, e não a equipe de TI.
"Empresas que fizeram a integração entre as duas partes demonstram mais sucesso no desenvolvimento do projeto Sped", ressalta. Até o momento, em função do pequeno número de arquivos do Sped enviados pelas empresas, não há como precisar o sucesso desse trabalho em conjunto, se está ocorrendo ou não.
Após concluído o preenchimento do arquivo, o contador e um responsável legal da empresa (diretor ou administrador, por exemplo) farão a certificação digital. Se houver envio de informações incorretas, eles poderão ser responsabilizados.